FindWord-Bericht in der NJW-CoR vom 19.09.00
Die Stecknadel im Heuhaufen finden
Findword
| Charakteristik: | Volltextretrieval fürs Büro |
| Preis: | DM 249,--, Netzversion DM 449,-- |
| Anbieter: | ANDRIP Software, Germering, Tel.: 089-8947439 |
FindWord ist ein Recherchewerkzeug für das juristische Büro, für die Kanzlei. Dateien wichtiger Textverarbeitungsprogramme, insbesondere aller Word-Versionen ASCII, rtf, HTML (also Dateien, die man sich aus dem Internet herunterlädt) kann das System verarbeiten. Die Vorteile der Volltextrecherche zeigen sich gerade bei einem Problem: Wie sich zurechtfinden in dem Wust von E-Mails, Downloads etc?
Die klare Fokussierung des Programms auf den Bürobetrieb führte in der gegenwärtigen Version zu einer Einschränkung der Recherchefunktionen. Man wollte den Nutzern die Suchstrategie »bring mich so schnell wie möglich zu den gesuchten Dateien« so leicht wie möglich machen. So wird von den Booleschen Operatoren nur die Und- und die Nicht-Variante angeboten. Die Oder-Funktion und die Trunkierung sollen in der nächsten Version folgen.
Der Knüller: Das Programm arbeitet mit sogenannten Parsern. Kurz: Wenn Sie aus einem Volltext, z.B. aus Gerichtsurteilen alle Aktenzeichen herauskriegen wollen, dann muss das Programm so intelligent sein, dass es bestimmte Zeichenketten als Typ »Aktenzeichen« erkennt. In Datenbanksystemen, die mit strukturierten Daten umgehen - wie etwa MS Access - wird diese Funktion durch die Vergabe von Feldnamen erfüllt: in den Feldern mit dem Titel »Aktenzeichen« stehen eben nur Aktenzeichen. Wie macht man das in einem Volltextsystem? Das Programm weiß, aus welchen Elementen grundsätzlich ein Aktenzeichen besteht und durchsucht den gesamten Datenbestand nach dieser Struktur und ordnet alle vorkommenden in einem gesonderten Fenster an. Beim Anklicken eines Aktenzeichens werden alle Dateien in einem weiteren Fenster aufgeführt, die dieses Aktenzeichen enthalten. Beim Doppelklick auf eine dieser Dateien öffnet die entsprechende Textverarbeitung das Dokument; hier ist das Aktenzeichen dann markiert. FindWord hat u.a. Parser für Aktenzeichen, Datumsangaben, für Rechtsgebiete und Ortsnamen.
Anlegen eines neuen Indexes: 5360 Dateien, zur Hälfte Word (doc und rtf) und zur Hälfte HTML belegen kurzfristig 18 MB vom RAM. Was früher bei Volltextsystemen kritisch war, ist heute vernachlässigbar: für die ursprünglichen Test-Dateien von 338 MB legt FindWord eine Indexdatei von lediglich ca. 7.7 MB zusätzlichen Speicherplatz an, also weniger als 3 Prozent Platzbedarf.
Das Ändern von bereits erfassten Dateien ist einfach. FINDWORD merkt sich für jede einzelne Datei die üblichen Angaben wie Datum, Namen etc. und außerdem selbstermittelte Daten wie Prüfsummen. Bei einer Aktualisierung des Indexlaufes werden nur geänderte Dateien oder neue Dateien hinzugefügt und gelöschte Dateien werden aus dem FindWord-System entfernt.
Das Handling ist einfach und klar. Ein bisschen mehr Liebe bräuchte noch das User-Interface. Insgesamt ein rundes und sehr nützliches Programm mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis.
Peter Müller